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Otimização do Contas a Receber


I - Situação:

Após uma recente fusão, o valor do Contas a Receber com atrasos superiores a 60 dias (over 60) da empresa, uma grande multinacional do setor de Tecnologia, já representava 15% do total, tendendo a aumentar!  Entretanto, para manter a sua saúde financeira, a empresa fixava nas suas normas corporativas um  percentual máximo de 7% para o over 60!

II - Impacto nos negócios:

Em função desse problema, a análise de crédito a Clientes, que antes era feita com autonomia e agilidade no país, passou a ser feita pela Controladoria corporativa da empresa em Houston. Essa intervenção gerou um gargalo no processo  de análise de crédito a Clientes e uma conseqüente redução no volume de vendas do trimestre de  aproximadamente 10%. Enquanto essa situação não fosse resolvida, o cumprimento das  quotas de vendas do trimestre estaria seriamente comprometido!

III - Causa principal:

Não havia uma forma sistemática de extrair os dados do sistema de Contas a Receber e agregá-los por Aging, Segmento de Clientes, Geografia e Faixa de Valor, fornecendo as informações que os analistas de crédito e cobrança necessitavam para reduzir o over 60 e o over 90. O processo de preparação de dados era manual, lento e sujeito a erros, pois baseava-se em planilhas desconectadas do sistema, que demoravam vários dias para serem preparadas.

IV - Solução adotada:

Foi desenvolvido para o departamento de Contas a Receber um datamart, um portal na Intranet e várias ferramentas analíticas conectadas a este datamart. As regras de negócio utilizadas pelos analistas de crédito na preparação das planilhas foram levantadas e implantadas na fase de transformação dos dados. As informações extraídas  dos sistemas corporativos passaram a ficar disponíveis para os gerentes e Analistas Financeiros e de Vendas com atualização diária e agregação por segmento, cliente, aging, gerente de vendas, vendedor, etc. Com base na metodologia de Simulação de Situações Reais de Negócios, foram desenvolvidas sessões de treinamento para grupos homogêneos de usuários, com a utilização de exemplos relacionados ao dia-a-dia.

V - Resultados e benefícios:

Com o novo processo e a nova ferramenta de gestão implantados, o tempo anteriormente empregado pelos analistas, supervisores e gerentes de Crédito e Cobrança na preparação de planilhas passou a ser dedicado ao planejamento e à execução de ações que visavam melhorar o perfil do Contas a Receber. Em 90 dias, o Over60 foi reduzido de 15% para 6%, ficando desde então sob controle. Todas as quotas de vendas foram atingidas no trimestre seguinte e a área de Contas a Receber do Brasil obteve uma classificação "Com louvor" na auditoria corporativa que se seguiu!


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