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Resultados Financeiros


I - Situação:

Todos os meses os analistas financeiros da empresa, uma grande multinacional do setor de Tecnologia, dedicavam vários dias de trabalho árduo e intenso na preparação de planilhas complexas, onde disponibilizavam os resultados financeiros, do mês anterior e acumulados no trimestre, para os executivos de Vendas e de Finanças da região latino-americana.

II - Impacto nos negócios:

Em função da demora e da imprecisão na geração dessas informações, a adoção de medidas preventivas e corretivas na área financeira era bastante prejudicada. Versões inconsistentes de dados financeiros eram encontradas com facilidade. Embora muita energia fosse gasta na preparação dessas planilhas, as informações geradas não obtinham a credibilidade necessária por parte dos executivos da região, usuários das mesmas. Todos sentiam que as perdas mensais eram muito altas, embora difíceis de serem quantificadas!

III - Causa principal:

Os dados utilizados na preparação dos relatórios financeiros estavam espalhados em vários sistemas da empresa na França, no México e nos Estados Unidos, em bases de dados Oracle e SQL Server. Com isso, estes dados necessitavam ser extraídos dos sistemas de origem e consolidados manualmente pelos analistas financeiros da Região em várias planilhas Excel!

IV - Solução adotada:

Devido à urgência da situação, em pleno período de freezing de despesas, foi aberto pelo Controller da Região Latino Americana um projeto emergencial. Em apenas uma semana um datamart financeiro, atualizado diariamente através de um processo automatizado de extração, transformação e carga (ETL) foi construído em Miami. Com isso, os dados passaram a ser extraídos automaticamente da França, do México e dos Estados Unidos, consolidados e carregados neste novo datamart, sem nenhum contato manual! Para garantir a consistência das informações, as regras de negócio utilizadas anteriormente pelos analistas financeiros na preparação das planilhas e dos relatórios foram levantadas, codificadas e implantadas na fase de transformação do processo e a sua modificação controlada por metadados, o que permitia que se fizessem back tests, ou seja, simulações de situações de acordo com regras de negócio anteriores. Uma ferramenta analítica conectada diretamente a esse datamart foi desenvolvida e disponibilizada para gerentes, analistas e usuários avançados. Com base na metodologia de Simulação de Situações Reais de Negócios, foram ministradas sessões de treinamento presenciais e via web para grupos homogêneos de usuários com a utilização de exemplos relacionados ao dia-a-dia!

V - Resultados e benefícios:

Com o novo processo e com a nova ferramenta de gestão, o tempo anteriormente dedicado pelos analistas financeiros da Região na preparação de planilhas passou a ser empregado na análise detalhada das informações e na definição de ações preventivas e corretivas para melhorar os resultados financeiros nos países e na própria região! Os executivos da região passaram a acreditar nos dados disponíveis, uma vez que não havia mais intervenção manual na preparação dos mesmos! Os resultados financeiros começaram então a ser atingidos mês após mês em todos os países da Região!


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