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Distribuição das Quotas de Vendas


I - Situação:

Historicamente, o processo anual de distribuição de quotas de Vendas (quota deployment) da empresa, uma grande multinacional do setor de Tecnologia, levava três meses para ser concluído!

II - Impacto nos negócios:

O atraso na liberação das quotas de Vendas para gerentes, vendedores, especialistas e canais no início do ano fiscal impactava fortemente o resultado de Vendas do primeiro trimestre!

III - Causa principal:

As regras de distribuição de quotas para vendedores, especialistas de produtos e canais eram bastante complexas e as informações necessárias à definição e à distribuição das mesmas encontravam-se dispersas em vários sistemas, planilhas e anotações na empresa! Não havia um processo padronizado para realizar esta função!

IV - Solução adotada:

Após um série de entrevistas com os principais "players" do processo, foi desenvolvido um banco de dados, onde todas as informações e regras de negócio necessárias à distribuição das quotas anuais de Vendas passaram a ser consolidadas e integradas. Com base nestes dados consolidados, foram preparados relatórios, gráficos e ferramentas analíticas, com formatação baseada nas regras de negócio, para análise das quotas por segmento, geografia, canal e produto. Telas interativas, que apresentavam as informações históricas de vendas e disponibilizavam campos para serem preenchidos com os valores das  quotas para o próximo ano analisados em tempo real foram então desenvolvidas! Para permitir um melhor foco do processo, as informações apresentadas nas telas eram filtradas automaticamente pela área de responsabilidade do usuário, identificada através do logon único na rede corporativa da empresa! Todos os executivos responsáveis pela distribuição das quotas de vendas foram então treinados, de forma presencial e via webinars, sendo acompanhados e orientados ao longo do trabalho!

V - Resultados e benefícios:

Com a implantação exitosa do novo processo e da nova ferramenta de gestão, a distribuição de quotas pôde ser concluída, pela primeira vez na história da empresa, em apenas três semanas! O envio já no início do ano fiscal de cartas individuais para vendedores e especialistas de produtos com as suas respectivas quotas encerrou o projeto com êxito! Com isso, o resultado de Vendas do primeiro trimestre naquele ano foi um dos melhores do Brasil!


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